Автомобиль для компании добавляет не только затрат на ГСМ, но и потери от хищения или неправильного учета топлива.

Верную оценку проблемы и способы выхода даст только всесторонний анализ ее причин. Необходимо проверить все составляющие цепи событий, где участвуют ГСМ:

• администрация предприятия;
• бухгалтерия;
• заказчики автомашин;
• диспетчерская служба предприятия;
• станции АЗС;
• заправщики;
• водители;

Главным способом решения всех нижеуказанных проблем с хищением топлива является установка системы слежения и мониторинга транспорта GLOBAL.

Контроль за расходом ГСМ и топлива. Как воруется ГСМ и топливо? Борьба с хищением ГСМ и топлива в Казани, Уфе, Москве, Перми

Администрация

Устоявшийся российский постулат, воруют водители, чаще всего объясняется слабым (или никаким) контролем расхода ГСМ самой администрацией предприятия. Иногда не только по незнанию, но умышленным бесконтрольным списанием ГСМ или топлива не по расходу.

Основные административные ошибки:

• отсутствие принятых норм списания ГСМ,
• учетная документация позволяет завышать нормы расхода топлива,
• одной марке техники разные автотранспортные организации дают свои нормы списания, которые могут отличаться на 15-20%.

Рекомендации здесь очевидные. На предприятии нужно принять единые в конкретном регионе (или в конкретной фирме) нормативы списания ГСМ. На основании этих правил администрация должна вести строгий контроль расхода топлива.

Ели есть реальная возможность, на автотранспортном предприятии выделяется специальная группа по учету и расходу топлива по данным путевых листов, ведомостей заправки и электронных карт. Цель такой группы находить нарушения и информировать руководство.

 

Бухгалтерия

Главная ошибка бухгалтерского учета в разделе материалов, это списание бензина и дизельного топлива в расход только по предъявленным счетам и ведомостям заправки. Это нарушение дает хороший повод для сокрытия перерасхода топлива.

Списание должно строго учитывать путевые листы и  заправочные ведомости. Эти функции успешно может выполнять специализированная группа ГСМ.

 

Заказчики

Заказчиками автотранспорта на предприятии являются начальники цехов, мастера и прорабы, инженеры и другие лица, которым дано право подписывать путевые листы. Эти лица, как правило, никак не заинтересованы в снижении стоимости услуг (в нашем случае расхода ГСМ) на предприятии. Заказчики подписывают все путевые листы подряд, либо по незнанию, либо в сговоре с водителем. Вырученная сумма от продажи ГСМ или топлива поступает водителю и заказчику. Это традиционная схема хищения ГСМ, за которой редко налажен должный контроль.

В идеале, расход ГСМ в путевых листах должен выписываться по принятым нормам расхода:

• на один час работы специальной техники,
• на один километр пробега автомобильной техники,
• на один час работы двигателя трактора.

В реальности, заказчики принципиально не ведут учета работы специальной техники и двигателей, ссылаюсь на вмененную им задачу только подписывать путевые листы. Водителю это тоже принципиально выгодно: можно смело вписывать в свой путевой лист нужное число часов работы специальной техники и нужное число километров пробега. А затем получить необходимую сумму для списания и хищения ГСМ.

 

Диспетчер

Здесь распространенный трюк уловки - выписывание диспетчером путевого листа задним числом. Для списания ГСМ с оплатой или без оплаты. Иногда это выполняется по ненавязчивой просьбе самого руководства.

Для борьбы с этим способом уловки необходима строгая нумерация бланков путевых листов, а также точная, строго возрастающая нумерация и контроль путевых листов по дате. Нарушение считается грубым и должно неукоснительно наказываться взысканием ущерба с виновного. Главный диспетчер обязан вести точный учет бланков отчетности.

Путевые листы должны выдаваться строго под роспись. Регулярно должны вестись отчеты об использованных документах. Повторная нумерация путевых листов должна быть недопустима и наказуема. Это значительно осложняет сверку путевых листов и  ведомостей заправки.

Еще один способ решить эту проблему: автоматизация выписки путевых листов с помощью компьютера.

Традиционные нарушения диспетчера, выявляемые при обработке информации в путевых листах:

• Реальный расход топлива указывается с превышением нормы, что позволяет списывать похищенные ГСМ.
• Занижение количества заправленного топлива при подсчете всех заправок, что тоже на руку водителю.

В конце каждого отчетного месяца рекомендуется делать выборку ошибочных путевых листов, в которых расход ГСМ превышает норму. Нарушителей наказывать административными мерами: удерживать стоимость перерасхода из зарплаты.

 

АЗС

Операторы АЗС невнимательно оформляют заправочные ведомости. Зачастую номер путевого листа в списке заправки АЗС не совпадает с реальным номером путевого листа за конкретную дату. Нередко в заправочных ведомостях по несуществующему путевому листу заправляется техника, не принадлежащая автотранспортной организации.

Тут может быть, в лучшем случае, ошибка оператора АЗС, либо скрытие фактической заправки техники без путевого листа, когда был выставлен вымышленный номер листа. Несовпадение номеров путевого листа на конкретную дату с ведомостью заправки можно относить к хищению бензина и дизельного топлива, а стоимость заправленного топлива удерживать из зарплаты оператора АЗС. Меры дисциплинарного воздействия имеют целью точного заполнения ведомостей заправки и исключения случаев заправки без путевых листов.

Вторая уловка оператора АЗС - уменьшение заправленного горючего в путевом листе, либо не указание заправки вообще. Есть реальный пример автотранспортной организации, где оператор АЗС не записывал в путевые листы, но списывал по ведомости заправки 200 литров бензина ежемесячно.

Оператор АЗС может записать выдачу топлива по путевому листу с датой, не соответствующей дате фактической заправки. Такую запись объясняют тем, что на АЗС после 14 часов наступает следующий отчетный день. Хотя это может быть и хищением:  водитель заранее списывает топливо по путевому листу, а потом на следующий день вписывает в путевой лист заправку топлива и получает деньги.

Разница в датах заправки и выдачи путевого листа может составлять до пяти и более дней.

Таким способом оператор может подогнать количество ГСМ на время контрольного замера на АЗС.

Часто при предъявлении заправочной ведомости, в ней искажается итоговая сумма выданного ГСМ в сторону завышения.

 

Заправщики

Заправку техники на удаленных месторождениях транспортная организация выполняет  через подотчетное лицо. Обычно доверенными лицами являются водители машин – заправщиков, которым выдают дизельное топливо на заправку. Учет такого топлива выполняется  на маслохозяйстве транспортного учреждения.

Здесь тоже можно встретить несколько нарушений:

• Водители - заправщики специально уменьшают заправленное ГСМ в путевых документах, либо вообще ничего не пишут.
• Манипулируя коэффициентом плотности, несложно похитить до 3500 литров дизтоплива за месяц.
• Списывается топлива по поддельным ведомостям за прошлые месяцы.
• В ведомостях заправки не указываются даты заправки, нумерация путевых листов искажается.

На маслохозяйстве порядок наводится только детальной сверкой и вменением в обязанности заправщика - водителя правильно оформлять ведомости заправки.

 

Водители

Водители чаще всего договариваются с операторами АЗС, которые не указывают в путевых листах количество заправки ГСМ или уменьшают его.

Еще одна водительская хитрость – не указывать фактические остатки горючего в баке. К примеру, в путевом листе указан остаток в баке 20 литров, а контрольный замер главным диспетчером выявляет наличие 400 литров, которое уже списано по путевым листам. Понятно, что это топливо уже личная собственность водителя. Бороться с этим можно только ежедневными замерами (что положено по нормативам) остатков горючего при выезде и при возврате, в также детальной сверкой с путевыми листами.

Сложнее, если водитель вступил в сговор с заказчиком, который ставит подпись о выполненных работах в его путевых листах. Приписки  часов работы специальной техники и часов работы двигателя, а также километров пробега проконтролировать самой автотранспортной организации практически невозможно. Без личной заинтересованности самого заказчика здесь контроль навести невозможно.

В деле сокрытия заправочных объемов участвуют и электронные заправочные карточки. Водители отдают такие карточки посторонним лицам по собственному умыслу или по просьбе вышестоящего руководителя, которые используют эти карточки для заправки личного транспорта. Контроль расхода топлива автомобилей, заправляющимся по карте, никто не выполняет. Похищенное таким образом топливо списывается затем по путевым листам, с помощью приписывания лишнего пробега. За день можно приписать до 350 км. Чаще всего такой указанный пробег не соответствует маршруту движения.

Например, заказчик подписывает весь месяц маршрут для легкового автомобиля, а талоны на заправку по указанному маршруту на автомобиль не выдаются. Это один из действенных методов проверки оформления документов: убедиться в выдаче талона на конкретный путевой лист. Если маршрут не обеспечен талоном на заправку, следовательно, пробег удачно приписан, а похищенное топливо уже списано.

 

Заключение

Только совместными заинтересованными усилиями всех участников, задействованных в движении ГСМ, можно изжить расхищение топлива и добиться добросовестного выполнения индивидуальных функций, которое станет залогом дисциплины и устранения всех слабых мест.

Для этой задачи может потребоваться организация посещения курсов повышения квалификации для надежных сотрудников из группы ГСМ и службы безопасности. В должностных инструкциях по этому направлению должны четко описаться права и обязанности всех сторон, которые в будущем станут стандартами самой компании.

Источник: http://monitoring-gps.ru/ - спутниковый мониторинг автотранспорта в Казани, Уфе, Москве, Перми.